Samenwerken: spreek elkaars taal en leg mandaat vast
Het klinkt mooi: 3 rijksoverheden die samen de PAGW-maatregelen uitvoeren. Want dat doen Rijkswaterstaat, Staatsbosbeheer en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Maar hoe gaat dat in de praktijk? Bij de PAGW kunnen we leren van de lessen opgedaan bij de Kaderrichtlijn Water (KRW). Ook voor díe opgave moeten Rijkswaterstaat en Staatsbosbeheer samen maatregelen plannen en uitvoeren.
Miranda Berendsen en Rob de Bruijn zijn betrokken bij de maatregelen om de opgave van de Kaderrichtlijn Water (KRW) in het Rivierengebied van Oost-Nederland het hoofd te bieden, Miranda is projectleider KRW-planstudies bij Staatsbosbeheer (SBB) en Rob projectmanager KRW-programma bij Rijkswaterstaat Oost-Nederland (RWS-ON): ‘Het gaat om ruim 50 KRW-projecten die in circa 30 Staatsbosbeheer-gebieden uitgevoerd moeten worden’, zegt Rob.
Lerende projectorganisatie
‘Verdiep je in elkaars cultuur en organisatie. Dat is de grootste les die we tot nu toe hebben geleerd’, vindt Rob. Miranda sluit zich daarbij aan: ‘Kijk en luister goed naar elkaar. Welke belangen heeft de ander? Wat bepaalt zijn doen en laten?’ Rijkswaterstaat en Staatsbosbeheer verschillen qua organisatiecultuur van elkaar. ‘Wij bij SBB zijn een lerende projectorganisatie’, zegt Miranda. ‘Als organisatie zijn wij gericht op beheer in de terreinen. Projecten komen daar in toenemende mate bij en vragen andere aansturing en kwaliteiten. We passen het wel aan in het veld, dachten we voorheen. Maar RWS wil vooraf heldere afspraken maken en werkt risicogestuurd in de uitvoering.’ Dit komt erop neer dat het bedrijf dat in opdracht van RWS iets aanlegt of uitvoert, er zelf op toeziet dat het resultaat aan de afgesproken kwaliteitseisen voldoet. RWS treedt alleen op als het risico ontstaat dat die eisen in het gedrang komen. Miranda: ‘Daardoor kwam het voor dat SBB met RWS afspraken over projecten maakte, waarbij niemand van SBB de kleine lettertjes had gelezen. Is het mandaat niet helder, dan is ook niet helder wie verantwoordelijk is.’
Daarentegen heeft RWS lange sturingslijnen, waardoor het volgens Rob soms lang duurt voordat er over een issue een besluit wordt genomen. Voor Rob bieden de beide bedrijfsculturen echter volop kans op synergie: ‘RWS kan van SBB leren hoe je natuur beheert. En SBB kan van RWS leren projectmatig te werken. Zo krijg je een evenwicht tussen wat we inbrengen en wat we van elkaar leren.’ ‘Uiteindelijk zijn we wel met elkaar gaan praten’, zegt Miranda. ‘En zijn zaken als mandaat geregeld.’
Snelle besluitvorming
Ze moesten met elkaar leren communiceren om een gezamenlijke aanpak te vinden. SBB en RWS organiseerden daarvoor themasessies waar juristen, rentmeesters, medewerkers van ProGrond en communicatiemensen aan meededen. Miranda: ‘Het waren denktank-sessies over de vraag Wat willen wij van SBB voor het voetlicht brengen bij RWS? Wat vinden wij van belang?’ Om elkaar te leren kennen wilden ze weten wat de andere organisatie belangrijk vindt en hoe de mensen er met elkaar omgaan. ‘Dat is met name van belang als er eenmaal besluiten zijn genomen. Hoe ga je dan met elkaar de bestuurlijke kant, zeg de governance, regelen? Voor een snelle besluitvorming werkt een zo plat mogelijke organisatie beter.’ Dat is ook Robs advies: ‘Hoe richt je je organisatie in, met de mensen en de verantwoordelijkheden? Dat moet je paraat hebben voor je van start gaat.’
Vanwege de grote scope van de opgave die ze moeten realiseren, werken RWS en SBB in Oost-Nederland intensief samen. ‘Dat is spannend en uniek, doordat we in meerdere opzichten afhankelijk van elkaar zijn’, zegt Rob. Vanuit de politieke opdrachtlijn kunnen de organisaties prima samenwerken. Maar formeel heeft Rijkswaterstaat de ministeriële opdracht om de KRW uit te voeren. Soms maakt RWS andere keuzes dan SBB zou doen – het verschil tussen samenwerken en de opdracht hebben. Rob: ‘Als wij vinden dat budgettair iets niet te regelen is, doen we het niet. Maar we blijven in gesprek met SBB.’ ‘Wij dragen niet de eindverantwoordelijkheid voor de KRW-opgave’, zegt Miranda. ‘Maar ik moet het intern altijd uit kunnen leggen.’